Każdy konsultant napotyka w swojej praktyce problemy, a rolą konsultanta jest w głównej mierze pomoc w znajdywaniu na nie odpowiedniego remedium. Lean Management zawiera wiele praktycznych narzędzi do skutecznego rozwiązywania problemów.
Jednym z nich jest Raport A3, który umożliwia poznanie istoty problemu, poprzez zastosowanie podejścia przekrojowego – poczynając od ustalenia jego definicji, poprzez analizę przyczyn i określenie planu działania, aż po standaryzację wprowadzonych usprawnień. Sama nazwa tego narzędzia wywodzi się ze standardowego formatu arkusza papieru o rozmiarach 11 x 17 cali, który wykorzystywany jest do opisania istoty danego problemu zgodnie z przyjętą strukturą.
Zatem czym dokładnie jest format A3?
Jest to:
- ustrukturyzowane narzędzie analizy problemów,
- narzędzie, którego efektem końcowym jest zwięzłe podsumowanie problemu i jego rozwiązania,
- podejście typu „Problem Solving”, oparte na cyklu Deminga – PDCA (Plan, Do, Check, Act),
- narzędzie komunikacji dla pracowników służące do raportowania problemów i proponowania usprawnień dla kierownictwa,
- instrument sztabu kierowniczego służący do ustrukturyzowania procesów związanych z usprawnieniami w przedsiębiorstwie,
- narzędzie, które może być wykorzystywane do niemalże każdego rodzaju problemu zidentyfikowanego w przedsiębiorstwie.
Rozpoczynając pracę z narzędziem A3, powinniśmy w pierwszej kolejności wyznaczyć lidera analizy problemu i zespół wspomagający. Sam arkusz A3 dzieli się na 8 sekcji, które można podzielić na 4 podgrupy, na podstawie wspomnianego już cyklu PDCA. Zgodnie ze schematem:
- W sekcji pierwszej arkusza definiujemy istotę problemu, w sposób zwięzły pokazując, jaki obszar dotknięty jest problemem i czym się on przejawia.
- Druga część arkusza poświęcona jest analizie problemu i priorytetyzacji jego elementów – w przypadku problemów złożonych. W tym miejscu staramy się dokładnie zidentyfikować miejsce powstania problemu, jego częstotliwość, skalę rozbieżności od przyjętego standardu itp. Najbardziej efektywną jest analiza problemu w miejscu jego powstania: GEMBA – idź, zobacz i zrozum.
- Wyznaczenie celu działania. W tym miejscu powinniśmy określić, co jest naszym celem, w jakim czasie chcemy go zrealizować i jaki stopień poprawy planujemy osiągnąć. Jest to również odpowiedni moment na zdefiniowanie wskaźnika lub wskaźników, którymi zmierzymy jakość wprowadzonych usprawnień.
- Analiza przyczyn źródłowych. W tym punkcie powinniśmy dokładnie przeanalizować, dlaczego dany problem się pojawia, określić jego podłoże. Powinniśmy w tym miejscu skorzystać z narzędzi typu 5W czy Diagram Ishikawy (analiza przyczyn i skutków). Co ważne – należy bazować na faktach, a nie opiniach, dlatego analiza powinna mieć miejsce jak najbliżej procesu którego dotyczy.
- Opracowanie środków zaradczych. W kolejnym punkcie określamy nasz plan działania. Konieczne jest zdefiniowanie szczegółowego planu oraz określenie tego kto, co i w jakim terminie musi wykonać, aby osiągnąć zamierzony cel – poprawę.
- Realizacja planu naprawczego. Aby móc zrealizować opisane przez nas zadania, możemy również posłużyć się narzędziami Lean. Niezbędnym elementem tego etapu jest regularne monitorowanie postępu realizowanych prac.
- Przedostatni krok zakłada weryfikację skuteczności przeprowadzonych działań i usprawnień. Bazą do ich weryfikacji mogą być wcześniej ustalone wskaźniki KPI. Istotne jest, aby przeanalizować również, czy wszystkie zamierzone cele zostały osiągnięte. Warto sprawdzić co nie zostało zrealizowane w 100% zgodnie z planem, co możemy zrobić, aby uniknąć ewentualnych błędów w przyszłości i co możemy ulepszyć. Jeżeli wyniki okażą się być poniżej naszych oczekiwań, powinniśmy przeprowadzić kolejny cykl pracy zgodnie z metodą A3.
- Standaryzacja. Zwieńczeniem naszej pracy powinno być zachowanie opracowanych zmian jako nowego standardu pracy. Musi on zostać opracowany tak, aby inne osoby były w stanie go zrozumieć, użyć i utrzymać.
Przydatne wskazówki.
Kluczowymi elementami dla formatu A3 są następujące elementy:
- czytelność celu i formy schematu nie tylko dla jego moderatora, ale także dla całego zespołu projektowego,
- wizualna przejrzystość i zwięzłość – format nie powinien zawierać zbyt dużo informacji,
- cel i sposób pomiaru skuteczności przeprowadzonych prac,
- skuteczność w rozwiązaniu analizowanego problemu,
- angażowanie organizacji.
Należy pamiętać, że:
- Format A3 nie powinien być używany jako wzorzec do rozwiązywania wszystkich problemów.
- Jedna metoda rozwiązywania problemów zwykle nie stanowi złotego środka w przypadku każdego rodzaju trudności, dlatego warto korzystać z wielu narzędzi.
- Samo wypełnienie formularza A3 nie spowoduje, że problem sam zostanie rozwiązany i nie zwalnia z analitycznego myślenia.
- Format A3 nie jest formularzem do wypełnienia, ale formą ustrukturyzowanego procesu myślenia.
Zachęcamy zatem do skorzystania z narzędzia A3 i próbie podejścia do problemów w usystematyzowany sposób, realizując działania zgodnie z zaproponowanym schematem. Być może nie wszystkie problemy uda się rozwiązać w 100% zgodnie z oczekiwaniami, ale na pewno dobra metoda jest pierwszym krokiem do osiągnięcia tego celu.
