Warto zastanowić się, jak planujemy zrealizować nasze cele. Z pomocą przyjdą nam KPI (Key Performance Indicators).
KPI to bezpośrednio i pośrednio finansowe mierniki wspierające cele operacyjne jak i strategiczne firmy. KPI to wskaźniki, które pozwolą nam na monitorowanie kluczowych aspektów naszej działalności. Ciągła systematyczna analiza KPI w stosunku do założeń budżetowych ułatwi i skróci czas podejmowania decyzji.
Mówi się, że światem rządzi rzetelna informacja i dostęp do niej. Jeśli spojrzymy na przedsiębiorstwo z tej perspektywy, zrozumiemy, jak ważnym czynnikiem decyzyjnym stanie się dobrze sprecyzowany wskaźnik, niosący za sobą istotny przekaz. Kluczowym zadaniem jest zatem odpowiedni dobór KPI, którymi będziemy się posługiwać.
Typowe przedsiębiorstwa produkcyjne posługują się wskaźnikami określającymi:
- Realizację planu sprzedaży
- Efektywność bezpośrednią
- Efektywność pośrednią
- Produktywność
- OEE
- Saturację kluczowych z punktu widzenia przepływu strumienia wartości stanowisk pracy
- Liczbę wypadków
- Poziom zatrudnienia
- Poziom absencji
- Dostawy do klienta zrealizowane w terminie
- Ilość reklamacji od klienta
- Poziom kosztów złej jakości
- Poziom zapasów materiałów, półwyrobów i wyrobów gotowych
Powyższa lista z pewnością nie wyczerpuje tematu, jednakże należy pamiętać, że mierników tych nie może być zbyt wiele. Muszą one być spójne i jak najbardziej precyzyjnie odzwierciedlać kondycję kluczowych procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. W samej nazwie KPI litera „K” reprezentująca słowo „Key” jest, jak sama nazwa wskazuje, kluczowa. Jeżeli zatem zidentyfikujemy w przedsiębiorstwie problem, który może mieć wpływ na realizację przyjętego budżetu, wynik finansowy powinniśmy włączyć do listy monitorowanych przez nas mierników.
KPI, podobnie jak cele, powinny być dla nas mierzalne, możliwe do osiągnięcia, „utrzymania”. Istotnym punktem jest również zaplanowanie cyklicznych przeglądów poziomu naszych mierników oraz ich wpływ na realizację budżetu. Dobór mierników jak i środowisko pracy, w którym operujemy, winno dawać możliwość szybkiego pozyskania informacji i odpowiedzi, na jakim poziomie dany miernik się znajduje.
Nie zapominajmy też, że poziom wybranych KPI nie musi być liniowy w całym okresie. Bazując na metodzie małych kroków, rozbijmy cele, co do których musi nastąpić znaczna poprawa w stosunku do poprzedniego okresu. Pamiętajmy, że w większości przypadków ich realizacja rozpocznie się od miejsca, w którym zakończyliśmy poprzednie rozliczenie. Utrzymanie wskaźników, jak i ich poprawa, wymaga w końcu pracy i ciągłego doskonalenia.
Niezwykle istotną kwestią jest zrozumienie i delegowanie KPI na wszystkie szczeble organizacji. Poziom KPI to cel nadrzędny dla wszystkich pracowników i powinien być dla nich zrozumiały. Wraz z delegowaniem odpowiedzialności za dany miernik, nadzór i analiza danego miernika powinna odbywać się z coraz większą częstotliwością.
Każdy z nadrzędnych KPI może zostać rozbity na pomniejsze, składowe mierniki w zależności od procesu/wydziału. Np. na wskaźnik OEE wpływa bardzo wiele czynników, między innymi codzienna obsługa stanowiska przez operatorów TPM oraz skuteczność prowadzonych działań w obszarze utrzymania ruchu, polegająca na odpowiednich działaniach prewencyjnych czy samej szybkości usunięcia awarii.
Zatem w obszarze utrzymania ruchu OEE może zostać wyrażone wskaźnikami, takimi jak MTBF (ang. Mean time between failures – średni czas pomiędzy awariami), MTTR (ang. Mean time to repair – średni czas naprawy), MTTF (ang. Mean time to failure – średni czas wystąpienia awarii).
W obszarze HR (ang. Human resources) KPI w postaci poziomu zatrudnienia czy absencji może być związany z miernikiem satysfakcji z pracy, z programami motywacyjnymi, z systemem premiowym, z warunkami uzyskania umowy na czas czy liczbą szkoleń.
Jak widać, praktycznie każdy nadrzędny KPI jest skalowalny na drobniejsze mierniki charakterystyczne dla danego obszaru, mające wpływ na cel główny.
Korzyści z zastosowania wskaźników:
- Porównanie do założonych celów
- Porównanie z najlepszymi praktykami w branży
- Porównanie wewnątrz organizacji ( międzywydziałowe, międzyzakładowe, międzykrajowe)
- Szybkie uwidocznienie obszaru, który generuje problem
- Ułatwienie procesów decyzyjnych
- Wyznaczenie celów nadrzędnych
KPI mają również silnie motywującą funkcję. Ich stosowanie przyczynia się do tego, że pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje, w jakiej kondycji jest przedsiębiorstwo i w końcu – czy wykonują dobrze swoją pracę? Dlatego częstą praktyką jest uczynienie poszczególnych managerów odpowiedzialnymi za dany wskaźnik (oczywiście musi być to wskaźnik, na który mają wpływ) oraz wpisanie poziomu danego KPI do celów indywidualnych pracownika, co skutkuje dla pracowników premiami za wynik.
Skoro nasza zawodowa przyszłość jest już określona za pomocą wybranych mierników, warto pomyśleć nad życiem prywatnym. Może jest Ci ciężko wyobrazić sobie, że Twoje prywatne cele mogą przekładać się na realizację poziomu mierników zawodowych. Warto, abyś zastanowił się co możesz zrobić dla siebie, aby sprostać kolejnym wyzwaniom zawodowym. Realizację własnych celów możesz również oprzeć o wskaźniki. Pamiętaj jednak o tym, aby cele te dało się opisać liczbowo. Podziel drogę realizacji na małe kroki (wejście na każdy mały stopień będzie motywować, aby sięgnąć dalej) i co najważniejsze – niech będą jak najbardziej spójne z Twoimi zainteresowaniami (czynności, które lubimy, przychodzą nam łatwiej).
