Najlepsze praktyki biznesowe nakazują aby wszystkie procesy przebiegające w przedsiębiorstwie były ustandaryzowane i przewidywalne dzięki czemu możliwe jest zbudowanie przejrzystego systemu zarządzania i metodyki podejmowania decyzji. Dobrze opisane procesu pozwalają na każdym kroku zidentyfikować osobę decyzyjną, niezbędne zasoby, informacje wejściowe oraz oczekiwany efekt na wyjściu z każdego procesu.
Jeżeli w twojej firmie znane jest podejście procesowe z pewnością bez problemu można zidentyfikować zależności i kolejność działań wykonywanych w poszczególnych obszarach. Nie są wam obce metody zapewniania i oceny skuteczności realizowanych działań a zaplanowane wyniki są mierzone i analizowane zgodnie z przyjętym harmonogramem.
Jeżeli jednak takie pojęcie jest wam obce, warto poznać zasady i kolejność budowania map procesów oraz korzyści jakie z niego płyną. Jedną z metod którą od dawna stosujemy opisaliśmy w poniższym artykule w kilku podstawowych krokach które musisz wykonać.
Krok 1: Zidentyfikuj proces, który musisz zmapować
Zdecyduj, od czego chcesz zacząć. Czy pierwszy krok ma dotyczyć procesu którego wyniki są aktualnie najsłabsze i zdecydowanie poniżej oczekiwań czy może tego, który jest ważny dla realizacji kluczowych celów strategicznych? A może procesem tym będzie ten który ma bezpośredni wpływ na zadowolenie klienta? Jeżeli już uda się wybrać od czego zaczynamy nie pozostaje nic innego jak nazwać nasz proces i przejść do kolejnego kroku.
Krok 2: Zbierz odpowiedni zespół
Wkład wszystkich osób zaangażowanych w proces jest niezbędny, aby upewnić się, że uwzględniasz każdy aspekt procesu podczas mapowania. Właściwy zespół powinien obejmować tych, którzy wykonują i zarządzają procesem oraz zapewniają dane wejściowe do niego. Warto również zaprosić do składu zespołu osoby które są klientem dla każdego z kroków procesu który opisujemy tak, aby jak najlepiej poznać wymagania.
Krok 3: Zbierz wszystkie niezbędne informacje
Od tego kroku zaczyna się praca zespołowa i ważne jest zapewnienie zaangażowania każdego z członków waszego teamu, ponieważ musicie wspólnie ustalić:
- Gdzie zaczyna się i kończy proces?
- Jakie są kroki pomiędzy tymi poszczególnymi krokami jego realizacji.
- Jakie są wejścia i wyjścia procesu?
- Kto czym się zajmuje? Kiedy, gdzie i jak?
- Jaki jest czas trwania procesu
- Jaka jest lub powinna być częstotliwość przeglądu statusów i jakości danych oraz wyników
Krok 4: Określ kroki w sekwencji zadań procesu.
W tym kroku powołany zespół ma za zadanie ułożenie wszystkich kroków w kolejności sekwencyjnej od początku do końca. Na tym etapie nie jest wymagana bardzo szczegółowa analiza. Warto posłużyć się prostymi narzędziami do pobudzenia kreatywności aby utrzymać właściwe tempo pracy. Danymi wejściowymi są te zabrane przez nas w kroku 3.
Krok 5: Narysuj mapę procesu stanu obecnego.
Narysuj mapę procesu, która pokazuje mapę w obecnej postaci, tak jak ma on miejsce w chwili analizy. Nie jest to jeszcze moment na zmiany – póki co identyfikujemy stan obecny.
W zależności od wybranego obszaru czy oczekiwanego stopnia szczegółowości mapy, powinniśmy wybrać taki model prezentacji danych który uznamy za najbardziej odpowiedni.
Najbardziej przejrzystą i sprawdzoną metodą mapowania są m.in. schematy blokowe. Są one stosowane w różnym stopniu uszczegółowienia od tych który przedstawiają ogólne kroki działania po takie które uwzględniają szczegółowe informacje związane z osobami odpowiedzialnymi za proces, dokumentacją używaną na każdym z kroków, bramki logiczne itp.
Inną praktyką może być np. zastosowanie metody SIPOC czyli budowę tabeli/diagramu opisującego każdy z kroków z uwzględnieniem:
- dostawcy danych wejściowych do procesu – Supplier
- materiałów, zasobów, danych, informacji, dokumentów niezbędnych do wykonania kroku w procesie – Input
- kroków w sekwencji które przekształcają dane Input w Output – Process
- efekt wykonanego procesu, np. namacalny produkt, półprodukt – Output
- osobę lub organizację która otrzymuje wyniki procesu (Output) czyli Customer
Krok 6: Przeanalizuj mapę, aby znaleźć obszary wymagające poprawy
Gotowa, prawidłowo przygotowana mapa powinna ukazać wąskie gardła procesów, kroki które warto wyeliminować aby skrócić czas realizacji poszczególnych zadań czy prace która być może jest dublowana w innych obszarach. Ten krok służy do identyfikacji obszarów w których można wprowadzić ulepszenia tak, aby móc na podstawie zidentyfikowanych niedoskonałości móc wprowadzać usprawnienia procesów.
Krok 7: Wdrażaj i monitoruj ulepszenia
Dobra praktyką, pozwalającą na stopniowe wprowadzenie zmian i minimalizowanie ryzyk jest wdrażanie ulepszeń w mniejszych krokach. Po upewnieniu się że proces działa lepiej, można zastosować je na większą skalę. Kluczowe jest monitorowanie procesu po zmianach aby zobaczyć czy przyniosły one oczekiwany rezultat lub czy wymagają dalszej poprawy.
Mapowanie procesów — przydatne wskazówki
- Przed zidentyfikowaniem kroków procesu zacznij od zidentyfikowania punktu początkowego i końcowego procesu. To pozwoli określić Ci na jakim etapie ma zakończyć się mapowanie.
- Postaraj się aby mapy procesów były tak łatwe i proste jak to tylko możliwe, do odczytania i zrozumienia przez kogokolwiek w Twojej firmie lub spoza niej.
- Zachowaj tylko niezbędne szczegóły na mapie. Nie mniej lub więcej niż potrzeba do zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy. Za dużo szczegółów spowoduje utratę przejrzystości mapy.
- Upewnij się, że podczas rysowania używasz poprawnych symboli mapy procesu, aby uniknąć nieporozumień – zastosuj stosowane powszechnie kształty i symbole.
- Uwzględnij wszystkich kluczowych interesariuszy podczas mapowania procesu, aby uniknąć pominięcia ważnych informacji lub kroków
- Korzystaj z oprogramowania do mapowania procesów biznesowych, które pozwala szybko rysować i współpracować z zespołem w czasie rzeczywistym w celu zwiększenia wydajności. Oczywiście mapowanie za pomocą chociażby podstawowych narzędzi biurowych jak MsOffice również jest możliwe ale będzie wymagało więcej pracy. Warto poszukać darmowych programów. Te dostępne w zasobach Internetu również posiadają kluczowe funkcjonalności które w zupełności powinny wystarczyć.
Korzyści mapowania procesów
- Znacznie ułatwia zrozumienie i komunikowanie procesu między zespołami, interesariuszami lub klientami
- Służy jako przydatne narzędzie do testowania scenariuszy i analiz wariantowych
- Może być używany jako narzędzie marketingowe, aby udowodnić inwestorom lub klientom przemysłowym, że Twoje procesy biznesowe są niezawodne
- Jest wymogiem wielu rodzajów norm i certyfikacji, takich jak ISO 9000
- Sprawia, że dokumentacja procesu jest bardziej przyjazna dla czytelnika
- Szerz świadomość ról i obowiązków tych, którzy są zaangażowani
- Pomaga zidentyfikować wady w procesie i gdzie należy wprowadzić ulepszenia
- Pomaga wprowadzać zespołom ulepszenia które pomogą sprostać wyzwaniom takim jak utrzymanie pracowników, spadek przychodów,
- Pomaga obniżyć koszty związane z rozwojem produktów i usług
- Poprawia wydajność zespołu i zadowolenie pracowników
- Może być wykorzystywany jako materiał do nauki do szkolenia nowych pracowników.
- Pomaga mierzyć efektywność procesów pracy.
